¿Cómo organizarse mejor?

Nuestro tiempo es solo nuestro y depende de nuestra propia organización. Ni las personas ni los dispositivos que nos envuelven deberían ser los que determinen a qué dedicamos el tiempo. Si te interesan algunos consejos para ser una persona más productiva, tanto en el ámbito personal como profesional, lee este artículo.

¿Cómo ser una persona más productiva?

• Anota las tareas a realizar detallando el tiempo que se necesita para ellas.
• Establece prioridades.
• Deja organizada la agenda de cada día el día anterior.
• Racionaliza el uso del email, redes sociales, teléfono, reuniones… Destinar un tiempo máximo diario a cada apartado nos ayudará a ello.
• Establece normas que nos ayuden a concentrarnos; no mirar las redes sociales hasta la comida, tener las tardes libres sin reuniones, dejar franjas horarias sin interrupciones…
• Dedica un tiempo al día para “extras” o “imprevistos” pues siempre los hay.
• Identifica tu fuente de energía para recurrir a ella para cargar pilas. La motivación es lo que nos moviliza. Lee mi artículo sobre automotivación para tener a mano frases de motivación personal.

¿Cómo organizarse bien?

Es indispensable seguir una agenda. Puede ser tanto física como digital. Es clave tener escrito lo siguiente:

• Tareas a realizar
• Tiempo a destinar a cada tarea
• Prioridad de la tarea

Es muy importante cuantificar el tiempo que nos llevará cada tarea para nuestra correcta organización. No es lo mismo tener 2 tareas pendientes de 5 minutos que de una hora.

Una vez realizada la tarea, es muy importante tacharla para poder reconocer que es una tarea acabada. Si en la agenda solo vemos tareas pendientes solo visualizamos lo que está por hacer. Perdemos entonces la oportunidad de reconocer lo que hemos hecho y sentirnos orgullosos de ello.

Si dentro de nuestra planificación aparecen imprevistos, es importante plantearnos lo siguiente;

• ¿Es urgente o prioritaria esta tarea? ¿De ello dependen otras personas?
• ¿Cuánto tiempo tardaría en realizarla?

Si la respuesta a la primera pregunta es sí, y se realiza en poco tiempo, no dudes en hacer un hueco en tu agenda para ello. Si no se trata de una tarea rápida deberás agendarla y priorizarla dentro de tu ranking de tareas a realizar.

Después de más de 7 años gestionando equipos con tecnología Agile puedo decir que la metodología Agile es un buen aliado para gestionar un equipo. Te permite tener una planificación de las tareas en base a tu propio histórico y dota al equipo de autonomía para su auto gestión. Algunas recomendaciones son Jira, Trello y Notion. A la hora de gestionar un equipo, ten en cuenta que la mayor forma de aumentar la productividad es la motivación. Consulta mi artículo sobre cómo motivar a tu equipo si te interesa este tema.

¿Cómo lograr más en menos tiempo?

Consejos para ser una persona más productiva:

• Revisar procesos para agilizar el resultado; simplificar pasos, agrupar tareas para realizar en bloque… Las cosas siempre pueden hacerse de otra manera. ¡Dales un giro a los procesos para optimizarlos!
• Planificar descansos; cuando más llena esté nuestra agenda es cuando más necesitaremos tener unos minutos para respirar hondo y tomar el aire. Aunque pueda parecer una “pérdida de tiempo”, en realidad es una “inversión en nosotros”, si lo sabemos gestionar correctamente, pues los descansos nos permiten cargar pilas para continuar la jornada.
• Aprovechar épocas más tranquilas para adelantar temas.

Es recomendable identificar aquellas épocas en las que se puede disponer de mayor tiempo para adelantar tareas, tanto a nivel personal como profesional. Puede tratarse de una franja horaria concreta (por ejemplo, a primera hora de la mañana) o de una época del año específica (antes o después de las vacaciones). Esto nos permitirá organizarnos mejor en las épocas de mayor carga de trabajo.

Ideas para organizarte mejor:

1. Identifica aquello que nos roba el tiempo. Una buena solución es cuantificar lo que tardas en cada tema para detectar si algo se puede mejorar o agilizar.
2. Empieza el día resolviendo las tareas que teníamos agendadas en lugar de contestando emails.
3. Destina unas franjas al día para leer y contestar emails y llamadas.
4. Si sabes que algo te distrae (conversaciones, música, ruidos…) busca soluciones de antemano.
5. Anota cuántas interrupciones tienes para numerarlas; Cada vez que tengas una interrupción, anótalo para ser consciente de ello y poner soluciones.
6. Aprende a delegar; no lleves todo el peso en tus espaldas.

¿Cómo organizarte el día?

Si te preguntas cómo ser una persona más productiva, empieza por identificar tu fuente de energía pues es lo que te permitirá dar más de ti. Sigue estos consejos para organizarte el día cargando pilas;

• Las horas en las que tienes más energía dedícalas a aquello que absorbe más energía. ¡Que tu energía interior compense el esfuerzo exterior!
• Identifica tu píldora de desconexión -aquello que te permite desconectar de tus preocupaciones- para recurrir a ello al terminar la jornada. Puede ser caminar, escuchar música, hablar con alguien de tu entorno… Es importante reconocer aquello que nos hace sentir bien para poder tomar una dosis extra de esa píldora cuando sea necesario.
• Dedícate 20 minutos al día para ti. Estos minutos puedes destinarlos a algo que te guste, leer o ver una serie, o simplemente a descansar. Es importante que sea un tiempo para ti sin interrupciones. Si puedes destinar un rincón específico para estos 20 minutos de oro mejor.

Es importante organizarte la agenda de forma de cada día valga la pena. Procura que cada día ocurra algo especial; desde celebrar que lograste cerrar un proyecto hasta tomarte un helado. Si tus funciones son muy repetitivas, o tu día a día se parece mucho al anterior, busca la forma de romper con esta monotonía incorporando “extras” que rompan la rutina; queda o llama a alguien con quien hace tiempo que no hablas, cambia la ruta para llegar a casa, invierte el orden en el que haces las cosas… Es una forma de evitar entrar en un ciclo repetitivo de rutina. En Yoga recomiendan no sentarse siempre en el mismo sitio de la clase para tener siempre diferentes perspectivas. Busca estas diferentes perspectivas en lo que hagas, sea lo que sea.

¿Cómo hacer más cosas en el día y ser una persona más productiva?

En la práctica del Yoga, siempre podemos dar un poco más de nosotros cuando realizamos un asana. El cuerpo se va adaptando a la postura y siempre se puede flexibilizar un poco más la espalda, relajar más el mentón, dilatar más la respiración… El día también puede dar un poco más de sí como, como si de un ejercicio de Yoga se tratara. Es cuestión de saber jugar con la flexibilidad del tiempo. En la sala de espera de un dentista, 5 minutos pueden ser una eternidad. En cambio, 5 minutos pasan volando cuando lo pasamos bien. El día es la suma de muchos minutos. Se trata de organizar la agenda para poder rescatar aquellos minutos extras para nosotros.

• Identifica aquellas horas en las que podrías dar más de ti, para unos será por la mañana y para otros por la noche.
• Trata de aprovechar esos ratos para destinarlos a algo que te guste y que te permita sentirte bien. Hay proyectos personales que pueden lograrse destinando solo veinte minutos al día; estudiar un idioma, tocar un instrumento, escribir, leer… En realidad, es más un tema de constancia y voluntad que de tiempo.
• Levántate 20 minutos antes; estas son algunas de las cosas que he llegado a hacer levantándome a las 6 de la mañana:
  • Escribir este blog
  • Estudiar (desde inglés, a finanzas a odontología)
  • Publicar en mis redes
  • Prepararme para la operación bikini haciendo sentadillas

Por último, aprovecha las vacaciones para realizar lo que no puedes hacer durante el resto del año (ejercicio, lectura, viajes…) para saciar esas expectativas anuales frustradas y empezar con energía renovada a tu regreso.